Trabajar no es añadir valor

Os propongo el siguiente juego-reto-comprobación. Invertid un tiempo observando detenidamente lo que están haciendo las personas en vuestra organización. Da igual de que sector o área de actividad se trate: hospital, hotel, obra, almacén, fábrica, la situación no será muy distinta a la comentamos a continuación.

Posiblemente confirme que todas las personas están trabajando, incluso trabajando muy duramente y hasta es posible que lo hagan a gran ritmo y que incluso terminen la jornada cansados e incluso, lamentablemente, con un alto nivel de estrés.

Ahora, por favor, analice las tareas que están realizando. Es importante que entienda el contenido de esas tareas. 

Es bastante probable que se encuentre con que algunos estén haciendo labores que nada tienen que ver con lo que pensabas: trasladando materiales o documentos de un lugar a otro, otros buscando una pieza o un archivo; algún otro incluso volviendo a hacer una operación que no había hecho alguien bien inicialmente; otros estarán esperando a alguien o a que ocurra algo para continuar con “su trabajo”; una persona de administración muy probablemente volverá a introducir un dato que faltaba en el pedido porque alguien no le había pasado los datos correctamente, y alguien de almacén estará probablemente cambiando las etiquetas de unas cajas por cualquier motivo; el responsable del área estará resolviendo unas dudas sobre un pedido… Así, en promedio, pasará con el 55% de todas las personas de su empresa. No añaden valor a sus clientes o servicios ni tampoco a su organización. Estos son el grupo 1, y es el más numeroso muy probablemente.

También es probable que alguno esté archivando facturas, alguien más planificando o analizando las desviaciones de la semana anterior; desde el departamento de sistemas trabajen en mejorar los sistemas informáticos, creando una nueva base de datos; el jefe de sección estará asignando tareas, otro ordenando su área de trabajo…y así hasta el 35% del personal. Son actividades probablemente necesarias para su organización, pero que sus clientes ni las valoran ni están dispuestos a pagar por ellas. Este es el Grupo 2, y es, probablemente, el segundo más numeroso.

Y hay un tercer grupo… serán en torno al 10% de todas las personas de su lista. Imagínese que su empresa se dedica a la fabricación y venta de mobiliario. Se encontrará a operarios pintando sillas, a otros embalando el producto final, a los carretilleros cargando el camión, otros imprimiendo las etiquetas correctas, enviando el albarán,…en definitiva, trabajando en actividades por las que sus clientes valoran y pagarían por ello. Seguro que estas actividades se pueden mejorar, pero están, al menos, añadiendo valor a sus clientes. Estas personas son las del Grupo 3 y, repetimos, apenas supone un 10% de las actividades que se realizan en su empresa.

No hace falta decir que ninguna de las personas de los dos primeros grupos es, desde luego, culpable de esta situación y que su empresa es, seguramente, muy competitiva y hasta tiene unos resultados empresariales más que satisfactorios. Pero siéntese un momento, reflexione y empiece desde ya mismo a mejorar eliminando o reduciendo todas esas actividades que ha identificado que no añaden valor a sus clientes. Este es el principio fundamental de la mejora continua, de la gestión lean. Centrarnos en identificar todo aquello que no añade valor al producto o servicio y trabajar en equipo para reducirlo-eliminarlo. Seguro que las actividades de valor añadido se podrán mejorar, pero ¿no será mejor centrarse en aquello en lo que estamos invirtiendo gastando el 90% de nuestros recursos?

Rafa Lucero, rafael.lucero@adum.es, @rafalu0