Sistematizar Lean. Sistematizando la Mejora Continua de la Productividad

Muchas experiencias hay ya en la implantación de lean y sus múltiples herramientas y metodologías. Pero, ¿implantar lean es implantar metodologías por aquí y por allí?. ¿Cuántas veces habéis implantado alguna de las metodologías, inicialmente ha funcionado bien y luego ha ido degenerando?

¿Se consiguen resultados SOSTENIBLES implantando “sólo” herramientas o metodologías? En mi experiencia la respuesta es NO.

Sin duda, se consiguen resultados aplicando algunas metodologías, excelentes resultados incluso, pero no puede o no debería ser “Flor de un día”… Corremos el peligro de que se convierta en “arrancada de caballo, parada de burro”… ¡Grande el refranero español!

Y, ¿qué hace falta para conseguir de manera continuada, resultados?. Y si me apuráis, no solamente resultados… Podríamos conseguir ese “Cambio Cultural”, pero ¿cómo hacerlo?

Dos cosas me gustaría introduciros hoy, principalmente una, la otra la dejamos para próximo post, que será algo así como “El papel de los Líderes en la Implantación Lean”:

  1. Sistematizar Lean-Mejora Continua
  2. Liderazgo Lean: Hoy lo dejo sólo en que los líderes deben no sólo apoyar “de boquilla”… Tienen que estar 101% implicados… No se puede solamente subcontratar a una empresa consultora externa ó a algún mando intermedio…

Hablaremos hoy de “Sistematizar Lean-Mejora Continua”.

Para conseguir de manera continuada resultados tenemos que Sistematizar… Tenemos que hacer un Sistema… Y, ¿qué es Sistematizar Lean? ¿Qué es un Sistema de Mejora Continua?

Definición Sistema Lean:

  • Sistema de Trabajo que contando con las Personas y apoyándose en Indicadores adecuados y en la Comunicación, nos ayudan a conseguir los Objetivos, garantizando el Éxito a través del Trabajo en Equipo y la aplicación de diferentes Metodologías.

Lo admito, Es una frase muy larga. Es una frase con un montón de palabras subrayadas y en negrita. Es una frase que en un artículo no sé si sabré transmitir todo lo que tiene, pero confío en que os haga ver la importancia de tener un Sistema Lean, un sistema de Mejora Continua:

  • Sistema: Sistematizar viene de Sistema. De crear una forma de hacer las cosas. De crear un sistema dónde se defina quien tiene que hacer y cuando… y sobre todo, ¿para qué?. Volveré a este punto en diferentes ocasiones.
  • Personas: La base de Lean son las Personas. De verdad. Las metodologías son sencillas. Como sabéis Lean se perfeccionó en Toyota, donde hicieron el TPS (Toyota Production System)… Yo he cambiado el TPS a Thinking People System (Sistema de las Personas que Piensan). Olvidemos aquellas organizaciones en las que sólo pensaban unos pocos e incluso se oían las terribles frases del estilo “Yo no te pago para pensar” ó “Para pensar ya estamos otros”…
  • Trabajo en Equipo: El corazón del lean son los Equipos y el Trabajo en Equipo. Cada persona debe pertenecer (al menos) a un equipo, aunque lo normal es que participen en más de uno a la vez. Pero, cuidado, un Equipo no es un un Grupo de 25 personas… Un Equipo es un Grupo Pequeño de Personas… y no sólo de un departamento… Un equipo debe tener un líder… Y aquí está la “madre de todas las batallas”… La Organización (todos los departamentos) existen para ayudar, para dar soporte a los equipos que aportan valor… Ellos son los auténticos “Reyes del Mambo”!… o casi…
  • Indicadores y Objetivos: Ya lo dijimos en el anterior Post “Tableros por todas partes ¿Ya soy Lean?”, pero TODAS las personas de su organización deben trabajar con Indicadores… y lo más al día e incluso on line posible… y deben tener Objetivos Claros y en línea con las estrategia de negocio… Y todo eso mostrado a través de la Gestión Visual (los tableros)… Pero para definir Objetivos no os olvidéis nunca de la regla “Marte” que deben cumplir:

Sistematizar Lean

Y, sabiendo lo que quiero conseguir (OBJETIVO) y sabiendo dónde estoy (INDICADOR) podremos identificar Problemas…

Porque recordemos, ¿qué es lean si no la continua identificación de problemas y su posterior reducción ó eliminación?

  • Comunicación: En este último punto (bueno, penúltimo, el último será Éxito) es donde damos forma a la sistematización… donde sistematizamos la Mejora Continua…

Si tenemos Equipos…

Si tenemos indicadores y objetivos…

Tenemos que sistematizar la comunicación de los diferentes equipos para conseguir el Éxito (Mejora Continua), para identificar problemas repetitivos (y resolverlos)… Y eso lo podemos hacer a través de las reuniones de comunicación.

Hoy os hablaré solamente de las Reuniones de 5 Minutos (TOP 5) de los equipos, pero de manera similar tenemos que sistematizar las Reuniones, sin con ello generar “Reunionitis”…

  • Reuniones 5 Minutos de los Equipos: delante del tablero de resultado del equipo. Conducida por el Coordinador ó Líder de Equipo (figura clave en el funcionamiento de un equipo…)
    • Las Funciones Soporte (departamentos que sirven a este equipo) acuden a reunión para detectar problemas en equipo.
    • Cada equipo tiene definida hora específica (sistematizando)
    • Cada reunión tiene un acta (sistematizando)…
    • Ante problemas “graves” se realiza resolución de Problemas (definir graves; sistematizando)

Y sin ánimo de agobiar, pero si hiciéramos lo mismo con las otras posibles Reuniones (ver al final del post) … el concepto de “Sistematizar” la mejora continua:

  • Hora Fija
  • Equipo Fijo (indicando en asuencia de Conductor quien lleva la reunión, por favor!)
  • Agenda ó Acta Fija

¿Empezaría a tener sentido el Sistema Lean? ¿Podríamos empezar a hablar de Sostenibilidad de la Mejora Continua?

  • Éxito: Suena bonito, ¿verdad? Podemos conseguir “casi” lo que queramos… Sólo tenemos que creer en nuestra gente…

“Éxito son Objetivos y todo lo demás son Milongas” Brian Tracy

Como veréis, en todo el post no he hablado nada de las diferentes metodologías… Las metodologías son sencillas. Lo “complicado” es entender de verdad que es de las personas y para las personas… Que sistematizar lean puede ser una buena forma de garantizar futuro y que no sea “Flor de un Día”…

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P.D:  Otras Reuniones a Definir dentro de un Sistema Lean – Mejora Continua:

  • Reuniones Diarias de Equipo de Dirección:
    • ¿Qué pasó ayer?
    • ¿Algo en lo que centrar nuestros recursos?
    • ¿Algún problema que requiera ayuda?
  • Reuniones Diarias de Área

Las Diarias, obviamente, cortas y extremadamente efectivas.

  • Reuniones Semanales de Seguimiento
  • Reuniones de Equipos de Proyecto
  • Reuniones de Planificación
  • Reuniones de Departamento (Mantenimiento, Área 1, Área 2)