Deshazte del Buzón de Sugerencias

Deshazte del Buzón de Sugerencias

Artículo de Rob van Stekelenborg www.dumontis.com traducido con su consentimiento.

Hace algún tiempo, 3M fue noticia por la manera en la que utilizaban su “intranet” para generar nuevas ideas. Este buzón de sugerencias electrónico, generó la impresionante cifra de 700 sugerencias en tan solo 2 semanas según la página web de noticias cio.com. Por supuesto, cada sugerencia es bienvenida, pero me gustaría trasladar ese esfuerzo de 3M a más largo plazo. Veamos, 700 ideas en dos semanas, significan 18.200 ideas por año. Si 3M tiene unos 75.000 empleados, esto implica 0,24 ideas por empleado y año. ¿Seguimos estando impresionados? Mas allá todavía, cio.com sugirió que solamente unos 1200 empleados sugirieron esas ideas, o sea el 1,6 de los empleados. Cio.com publicó el artículo para ilustrar las “buenas prácticas” en la implicación de los empleados. Sinceramente, no estoy muy impresionado. ¿Y tú?

Echemos un vistazo a Toyota. Por supuesto, cada uno puede opinar lo que le parezca sobre Toyota en la actualidad. Personalmente, el Toyota Way sigue inspirándome. Vamos a contrastar el buzón de sugerencias electrónico de 3M, con el modo en el que Toyota permite a sus empleados proponer e implementar nuevas ideas. El Toyota Way no tiene 0,24 sugerencias por empleado y año, sino 40 ideas por empleado y año. Y no solamente eso, la participación es del 96% de los empleados y se implementan el 95% del total de las ideas. Esto significa 166 veces más productivo que la iniciativa de 3M.

En uno de las empresas para las que trabajé, Valeo, el máximo, en aquella época, estaba en 11 ideas implementadas por empleado y año. Esto es 46 veces más productivo que 3M.

Pero ¿Cuál es la esencia de esos sistemas de sugerencias tan exitosos?

Lo primero, y más importante es saber que en estos sistemas, las ideas no son solamente “ideas”. Son contramedidas, sugeridas por empleados y equipos, para identificar y resolver problemas de su trabajo. Para poder llegar a esto, los trabajadores necesitan estar implicados en su trabajo, entender su propósito, ser capaces de identificar problemas, y estar autorizados a compartir, y ayudar resolver sus problemas diariamente, en cada turno, incluso hora a hora.

Lo segundo es que los sistemas de sugerencias se centran en detectar problemas, la resolución de problemas y la implementación desde el más bajo nivel de la compañía. No se centran en un buzón de sugerencias centralizado, o comités especiales que necesitan evaluar cada una de las sugerencias. Estos sistemas llevan a toma de decisiones lenta, elaboraciones complicadas, problemas de comunicación, sugerencias que no están alineadas con el propósito del trabajo y falta de cohesión en el equipo.

En los sistemas exitosos, sin embargo, los equipos identifican los problemas ellos mismos, con la continua supervisión de los estándares y con una gran evolución de su trabajo, analizando esos problemas y, posteriormente, sugiriendo e implementando contramedidas relevantes.

Para alcanzar los resultados esperados de una organización realmente Lean, no es suficiente simplemente con comenzar un sistema de sugerencias. Y definitivamente, uno con un buzón de sugerencias y un comité, no es parte del concepto. Requiere un cambio radical en el modo en que los directores, supervisores, líderes de equipo y sus empleados trabajan, juntos y centrados en el trabajo real y en desarrollar a las personas.

Para ser capaces de analizar los problemas y desarrollar e implementar contramedidas efectivas, los equipos necesitan tener las habilidades y competencias adecuadas. Esto se puede conseguir con el correcto aprendizaje (on-job) y coaching.  Pero también hay pensar en ir integrando funciones de soporte como calidad, mantenimiento y control de la producción, tan bajo posible como se pueda dentro de la organización, en el equipo de operaciones, incluso a niveles de supervisión, con corresponsales funcionales en cada equipos.

Hay que centrarse en el trabajo actual y en su propósito, detectar problemas en el equipo, dar oportunidades al equipo para evaluar su trabajo, darles autonomía en analizar los problemas y en sugerir e implementar contramedidas, y tener líderes que desarrollen a su gente. Estos son algunos de los ingredientes de un sistema de sugerencias exitoso. Y es mucho más que instalar un buzón de sugerencias que generará formularios vacíos.

¡No es tan sencillo!

Artículo de Rob van Stekelenborg www.dumontis.com traducido con su consentimiento.