7 Claves para implantar Lean

Me gustaría hablaros hoy en el post de algunas recomendaciones (ó claves), según mi experiencia, para implantar lean (Kaizen, Mejora Continua,…) en vuestras organizaciones, de manera que no sea “flor de un día”.

Mis recomendaciones para implantar lean son la siguientes:

  1. Equipos
  2. Estructura y Soporte a Equipos
  3. Objetivos (para todos)
  4. Gestión Visual
  5. Comunicación
  6. Resolución de Problemas
  7. Liderazgo y Disciplina

Como iréis entendiendo a través de la lectura, cada una de las claves no deben ir en solitario. Es decir, cada una de ellas por separado, incluso bastantes de ellas juntas, no garantizan el resultado final…. Necesitamos todas en paralelo (y no a la vez)…

Pero, no os descorazonéis por ello, ¡Es mejor saberlo! Así no cometeréis los errores que algunos ya hemos cometido.

Equipos, Clave 1 para Implantar Lean

La primera clave para implantar Lean es el EQUIPO, en mayúsculas. Pero, ¿qué es un equipo?

Un equipo es un reducido número de personas, con habilidades complementarias, comprometidas en alcanzar un objetivo deseado, y por el cual sus responsabilidades personales se vuelven interdependientes

John Katzenbach

Una de las palabras más importantes de la definición de equipo es reducido. Un equipo no pueden ser 20 o 30 personas, ni siquiera 14. Un equipo deben ser entre 5 y 8 personas. A mí en Ford me enseñaron la Regla 1-6-6-6.

Pero todavía existen en algunas organizaciones estructuras tipo peine de púas. Una persona de la que dependen muchas personas. ¿Es eso un equipo?, ¿cómo puede el “entrenador” o líder siquiera conocer a su “equipo”?, ¿cómo puede siquiera seguir el desempeño de los mismos?. Sinceramente, no creo que un grupo de 15 o 30 personas pueda ser un equipo.

Pero para que esos equipos (ya pequeños) funcionen hay que crear figuras intermedias, líderes de equipo, coordinadores de equipo, portavoces de equipo (y el nombre importa) sin crear más capas en la organización… 

Estructura y Soporte a Equipos, Clave 2 para Implantar Lean

La segunda clave para implantar lean es la Estructura Organizativa y el Soporte que debemos ofrecer a los Equipos.

La mala noticia respecto de la Clave 1 es que los Equipos solos no van a ningún lado, y hablo de los equipos de los que aportan valor, de los equipos de operarios (colaboradores, ¿mucho mejor?).

Sin la ayuda del resto de la organización apenas serán capaces de avanzar casi nada.

Es por ello que se habla de la pirámide invertida, pero no de boquilla. Este es el verdadero cambio cultural. Toda la organización se pone, día a día, a trabajar para ayudar a los colaboradores a conseguir sus objetivos. Porque, ¿cuál es el sentido de la estructura organizativa?, ¿para que existe si no para ayudar (soportar) a los equipos en el día y lograr los objetivos?

Claves-para-implantar-lean

Objetivos, Clave 3 para Implantar Lean

La tercera clave para implantar lean son los Objetivos. Pero recordad, hay que tener en cuenta las claves 1 y 2. Solo Objetivos puede ser complicado…

Todos los equipos, por lo tanto todas las personas, deben tener Objetivos que conseguir…. Si no, ¿para qué van a trabajar?, ¿cómo sabemos si están trabajando como queremos o no?

Dentro de este punto, me gustaría incidir de nuevo en varios aspectos:

  • Los Objetivos debemos de seguirlos día a día, turno a turno: seguir los Objetivos mes a mes o semana a semana no es suficiente. Tenemos que vivirlos día a día (hora a hora incluso). Tenemos que darlos a conocer al Equipo para hacerlos partícipes. Así, probablemente, lograremos involucrarlos.
  • MARTE: Acordaros, que los Objetivos deben ser Medibles, Alcanzables, Retadores, basados en Tiempo y Específicos
  • Entrelazados: a todos (de arriba a abajo) y transversalmente nos importan los objetivos de todos (no van unos en contra de los otros). Ejemplo típico: Objetivos de compras vs eficiencia de línea.

Gestión Visual, Clave 4 para Implantar Lean

La cuarta clave para implantar lean es la Gestión Visual. La gestión visual es necesario mostrar los problemas, mostrar las verdades

Si disponemos de Equipos tenemos que hacer visibles sus resultados… pero no con la idea de mostrar lo bueno que somos, si no completamente al revés, para mostrar los problemas, que son las base para ¡mejorar!.

Para mostrar las anomalías (no lograr Objetivos es una Anomalía).

Comunicación, Clave 5 para Implantar Lean

La quinta clave para implantar lean es la Comunicación. La gente quiere sentirse parte del equipo. Es importante que conozcan, que sigan los objetivos, que denuncien día a día los problemas a los que se enfrentan… Pero, ¡cuidado¡ para que los resolvamos, sino, ¿qué sentido tiene?.

Para ello se hacen reuniones rápidas y estructuradas (TOP 5, de 5 Minutos; Semanales entre departamentos, Diarias de Equipo Dirección …).

La Comunicación es una herramienta clave para implicar al personal (escucharles), para conocer problemas de hoy, de ayer, para resolverlos, para hacerles partícipes del resultado de ayer, para que entiendan si han logrado los objetivos o no, para que entiendan cómo afecta su trabajo en la consecución de los objetivos.

Resolución de Problemas, Clave 6 para Implantar Lean

La sexta clave para implantar lean es la Resolución de Problemas.

PDCA, 8D’s, Quick Kaizen, A3, la metodología que queráis, pero tened una, que sepa o pueda utilizar todo el mundo. Que no hagan falta tres másters en estadística ni sea nada especialmente complejo.

Os recuerdo artículo Quiero Problemasen el cual se habla de todo esto que comentamos.

Porque coincidiréis conmigo en que todo lo anterior (Claves 1 a 5) no tiene mucho sentido si no solucionamos bien los problemas.

¿Os imagináis que lograrais cambiar la cultura de vuestra empresa y se vieran, de verdad, los problemas como oportunidades de mejora? ¡Eso solo sucederá si resolvéis los problemas para siempre!.

Liderazgo y Disciplina, Clave 7 para Implantar Lean

La séptima clave para implantar lean, y muy a menudo la gran olvidada, es el Liderazgo Lean (y la Disciplina).

Permitidme que os recuerde el acrónimo que utilizo para hablar del Liderazgo Lean o LEANDERSHIP:

  • L.- Listening (Escuchar; posiblemente lo más importante para ser un gran líder)
  • E.- Example (Ejemplo; Liderar con el Ejemplo)
  • A.- Actitud (Actitud Positiva)
  • N.- Natural (Natural, No Forzado)
  • D.- Development (Desarrollo, Compromiso de Autodesarrollo y de Desarrollar a Otros)
  • E.- Excelence (Excelencia; en busca de la excelencia)
  • R.- Resilience (Resiliencia; “Nunca abandones”)
  • S.- Surround (Rodearse de los Mejores)
  • H.- Humilty (Humildad; igual ó más importante que el resto)
  • I.- Innovation (Innovación)
  • P.- Purpose (Propósito Firme)

Los líderes (y además mánagers) tienen que evolucionar ellos, tienen que hacer crecer a su gente pero, además, tienen que hacer muchas otras cosas:

  • Gestionar su Equipo

No os repetiré lo expuesto en el acrónimo pero es fundamental que un líder:

  1. Conozca su equipo.
  2. Proporcione Feedback a su equipo.
  3. Forme y Enseñe a su equipo.
  4. Escuche a su equipo.
  5. Agradezca el trabajo a su equipo (lo bueno, no solo nos acordemos de lo malo).
  • Dar tiempo para trabajar en la Mejora.

Hasta que logremos una cultura donde en nuestro día a día metamos ya como costumbre dedicar tiempo para mejorar, hay que proporcionar ese tiempo para pensar, para trabajar en equipo.

No tiene que ser alguien externo el que lo haga… Los externos servimos para dinamizar, para implantar metodologías,.. para ayudar en el seguimiento,… pero hay que dar tiempo para ello. Dotar de recursos.

  • Vivir el día a día “En el Gemba”

Los ordenadores y las oficinas están muy bien… para no enterarse de casi nada… Hay que estar en el día a día. Tenemos que vivir y conocer los problemas. No te enteres por terceros, se tú el primero. 

  • Practicar PDCA-Resolución de Problemas

No solo los otros. Todos debemos practicar la resolución de problemas. El Liderazgo es predicar con el ejemplo. Si los líderes no lo hacemos, ¿cómo vamos a exigir que lo hagan los otros?

  • Revisar Estándares

Los líderes (a todos los niveles, cada uno lo que le toque), tiene que comprometerse en el seguimiento de los estándares (formas de trabajar), porque normalmente solo estudiamos cuando tenemos exámen… así que, hasta que las cosas se hagan bien a todos los niveles (y creedme que no es cuestión de semanas ni meses) tenemos que poner exámenes todos los días.

Dejadme “regalaros” una frase dicha por Yokoi Kenji Díaz (de padre japonés y madre colombiana):

“Tarde o Temprano, la Disciplina vencerá a la Inteligencia”

Para acabar las claves para implantar lean

No sé si tras este post veréis algo más fácil (ó no) la posibilidad de lanzaros en el mundo de la mejora continua (o revisar posibles errores cometidos). Estaría encantado de que me compartierais vuestras experiencias porque, desde luego, me faltarán muchas cosas por aprender y conocer… Seguro que me quedan muchos errores por cometer…

¡Soy todo oídos!

Rafa Lucero, sígueme en twitter @rafalu0